Mal schnell einen Newsletter versenden?

Der Versand

Hat man nun das Tool, alle nötigen Maßnahmen auf der Webseite eingerichtet und den ersten Newsletter gestaltet, will man den natürlich rauschießen. Aber bevor der erste Newsletter bei Interessierten im Postfach landet gilt es noch einiges zu beachten.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Wenn für die Adressen, an die gesendet werden soll eine Einwilligung zum Erhalt eines Newsletters abgegeben haben, kann es direkt mit den Vorbereitungen zum Versand weitergehen. Falls diese Einwilligung jedoch nicht vorliegt, dürfen laut DSGVO an diese Adressen kein Newsletter versendet werden. Auch wenn diese bereits Kunde des versendeten Unternehmens sind? Kann man denen nicht einfach eine Anmelde-Email schicken?

Nun, unser Kunde Knyrim Trieb Rechtsanwälte OG beschreibt dies so:

Die Kontaktaufnahme via E-Mail hingegen sollte hinsichtlich der Bestandskunden durch § 107 Abs 3 TKG regelmäßig legitimiert und somit rechtmäßig sein. Diese Bestimmung gilt allerdings dann nicht, wenn mit dem E-Mail-Empfänger kein Vertragsverhältnis besteht oder bestand und keine gültige Einwilligung vorliegt. Hinsichtlich der „Kunden, die es noch werden möchten“, könnte die Kontaktaufnahme als unzulässiges SPAM qualifiziert werden. Die postalische Kontaktaufnahme (im Gegensatz zur elektronischen E-Mail) sollte hingegen jedenfalls durch ein überwiegend berechtigtes Interesse (iSd Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) legitimiert sein, sofern den Informationspflichten im Sinne des Art 12 ff DSGVO nachgekommen wird (vgl dazu Scheichenbauer, Dako 2/2018, S 36 ff).

Laut DSGVO muss man nachweisen können, dass potentielle Adressaten DSGVO-konform in den Erhalt eingewilligt haben. Wie man nun mit dem “alten” Adressstamm umgeht, ist im Einzelfall abzuklären. Die regelmäßige Information über ähnliche Produkte oder wichtige Neuigkeiten/Änderungen von Bestandskunden ist davon natürlich ausgenommen.

Gehen wir davon aus, es darf ein Newsletter gesendet werden

Dann ist es zu empfehlen vor dem finalen Versand einen Test-Versand zu starten. Die meisten Tools bieten diese Funktion an. Hier können ausgewählte Adressen definiert werden, welche den gestalteten Newsletter als Test-Mail erhalten. So können die Ansicht, alle Texte und Bilder nochmals kontrolliert und gegebenefalls angepasst werden.

Eine weitere Maßnahme, die man vorab noch ergreifen sollte wäre der Versand einen Test-Newsletters an ein Analysetool. Hier wird der Newsletter auf Herz und Nieren geprüft und es können noch Verbesserungen vorgenommen werden. Als Beispiel: bei mail-tester.com funktioniert das sehr einfach, die angezeigte E-Mail Adresse wird als Testadresse im Newsletter-Tool definiert und der Test-Newsletter wird versendet. Sobald Mail-Tester den Newsletter erhalten hat wird eine übersichtliche Analyse angezeigt

Immerhin will man ja soweit wie möglich vermeiden, dass der schön gestaltete Newsletter im Spam Ordner landet.

Die Analyse

Ist der Versand abgeschlossen sollte man die Ergebnisse laufend beobachten. In den gängigen Newsletter-Tools werden die wichtigsten Daten meist übersichtlich angezeigt. Wieviele Newsletter wurden gesamt versendet, wieviele davon wurden konnten nicht zugestellt werden bzw. wurden blockiert, wie viele wurden eindeutig geöffnet und in wievielen konnten eindeutige Klicks verzeichnet werden. Wichtige Parameter um die Newsletter weiter zu optimieren und die Adressliste aktuelle und qualitativ zu halten.

Aber auch die Webseitenzugriffe sollten zu Bewertung des versendeten Newsletters herangezogen werden. Das kann Aufschluss darüber geben, wie sich die Besucher über den Newsletter auf der Webseite weiter verhalten haben.

Fazit

Wenn man einen Newsletter versenden möchte lohnt es sich, sich im Vorfeld zu überlegen, welche Zielgruppe man ansprechend möchte und welches Ziel man mit dem Newsletter verfolgt. Sonst fällt es schwer, den Newsletter ansprechend zu gestalten und den Versand nachher entsprechend auszuwerten.